Organiser un EVJF: Conseils et astuces

Déterminer la date

Premièrement, sauf si vous êtes chanceuses, vous ne trouverez pas de date parfaite pour tout le monde, d’autant plus si le groupe est gros! Doodle est une application qui ne réglera pas ce problème, mais qui vous permettra d’avoir une meilleure vision des disponibilités de chacun et dates potentielles pour le séjour.

Vous créez votre évènement, ajoutez les dates possibles et invitez les participants. Ceux-ci répondront « Dispo », « pas dispo » ou « si nécessaire ». N’oubliez pas d’activer l’option « si nécessaire » dans les paramètres avant de valider le sondage. C’est clair, rapide, sans fioritures. Recommandé !

Communiquer

Vous pouvez créez un évènement Facebook et invitez tout les participants potentiels ou ayant déjà confirmé . Cette solution est parfois plus efficace que la conversation par mail, qui sera à coup sûr à rallonge ou Whatsapp. Celles d’entre vous assommées de travail ne vont pas les lire. D’autres ne vont pas donner leur avis sur les décisions à prendre. Facebook permet de mieux organiser les informations. Ensuite les organisarices peuvent résumer les décisions prises dans la description de l’évènement.

Attention: si la mariéw n’est pas au courant, n’oubliez surtout pas de mettre l’évènement en privé ! Bien sûr, évitez cette solution si tout le monde n’a pas de compte Facebook ou si certaines se connectent que 2 fois par mois.

Collecter les participations de chacune

Des sites vous permettent de collecter l’argent nécessaire au paiement du séjour: Leetchi, Bankeez ou encore lepotcommun.fr. Vous créez un évènement puis invitez les participants au séjour. Pour l’organisatrice, c’est la même chose qu’envoyer son RIB. Ces sites permettant de payer par carte bancaire, le paiement est accéléré. Par contre, la commission prélevée lors du retrait de l’argent collecté n'est pas négligeable: entre 3 et 4% !

Organiser les activités

Ça, c'est notre boulot :)

Gérer les dépenses

Enfin une fois sur place, des applications telles que Settle Up ou Tricount (Android et iPhone) vous aident à faire les comptes simplement. Son fonctionnement est simple: à chaque fois qu’un membre du groupe paie pour une dépense commune un membre désigné rentre le montant dans l’application. Ca peut servir pour les courses pour le début de soirée par exemple. A la fin du weekend, celle-ci vous dira tout simplement qui doit combien à qui. Plus de calculs compliqués ! Des applications tellement pratiques qu’elles deviendront indispensables pour n’importe quel trip entre amies

Si vous connaissez d’autres outils pratiques ou avez des astuces, n’hésitez pas à nous les suggérer !